Mielőtt megkezdik a támogató nyilatkozatok összegyűjtését, a szervezőknek a Hivatalos honlapon nyilvántartásba kell vetetniük az általuk javasolt kezdeményezést.
A javasolt kezdeményezés nyilvántartásba vételéhez a szervezőknek az EU egyik hivatalos nyelvén meg kell adniuk az Európai Parlament és a Tanács 211/2011/EU rendelete (2011. február 16.) II. mellékletében meghatározott információkat, melyek a következők:
- a javasolt polgári kezdeményezés címe (legfeljebb 100 karakter terjedelemben),
- a javasolt polgári kezdeményezés tárgya (legfeljebb 200 karakter terjedelemben),
- a Bizottságot javaslat beterjesztésére felhívó, javasolt polgári kezdeményezés céljainak leírása (legfeljebb 500 karakter terjedelemben);
- a Szerződések azon rendelkezései, amelyek a szervezők megítélése szerint összefüggnek a javasolt kezdeményezéssel;,
- a polgári bizottság 7 tagjának személyes adatai (teljes név, postacím, állampolgárság és születési idő), külön feltüntetve a képviselőnek és helyettesének a nevét, valamint e-mail címét és telefonszámát,
- a polgári bizottság hét tagjának teljes nevét, postacímét, állampolgárságát és születési idejét igazoló dokumentumok;
- a javasolt polgári kezdeményezés (nyilvántartásba vétele idején ismert) minden olyan támogatási és finanszírozási forrása, amelynek éves összege szponzoronként meghaladja az 500 eurót.
Ezen kívül megadhatják a következőket is:
- a javasolt kezdeményezés honlapjának címe (amennyiben létezik ilyen),
- mellékletben (max. 5 MB) bővebb információkat a javasolt polgári kezdeményezés tárgyával, céljaival és hátterével kapcsolatban,
- jogszabálytervezetet (maximum 5 MB).
A Bizottság a javasolt kezdeményezést 2 hónapon belül nyilvántartásba veszi, amennyiben:
- a polgári bizottság felállítása és a kapcsolattartó személyek kijelölése megtörtént,
- a javasolt kezdeményezés nem esik nyilvánvalóan kívül a Bizottság azon hatáskörén, hogy a Szerződések végrehajtásához kapcsolódó uniós jogalkotási javaslatokat nyújtson be,
- nem utal egyértelmű jel arra, hogy a javasolt kezdeményezés visszaélésszerű, komolytalan vagy zaklató jellegű lenne, és
- nem utal egyértelmű jel arra, hogy a javasolt kezdeményezés ellentétes lenne az Uniónak az Európai Unióról szóló szerződés 2. cikkében foglalt értékeivel.
Minden nyilvántartásba vett kezdeményezés közzétételre kerül a Hivatalos honlapon.
A kezdeményezés nyilvántartásba vétele után a polgári bizottság képviselője és a helyettese hozzáférést kap a Hivatalos honlapon a kezdeményezés fiókjához. Ezen keresztül tájékozódhatnak az eljárás soron következő lépéseiről, valamint kezelhetik a javasolt kezdeményezéssel kapcsolatban a Bizottságnak benyújtandó anyagokat.
A szervezők a nyilvántartásba vételt követően fiókjukba feltölthetik a javasolt kezdeményezés (legalább a cím, a tárgy és a célkitűzések) más hivatalos uniós nyelveken elkészített fordításait is. Amennyiben nincs nyilvánvaló és számottevő eltérés a javasolt kezdeményezés címét, tárgyát és célkitűzéseit illetően az eredeti és a fordítás között, akkor a Bizottság közzéteszi a fordítást ezen a honlapon.
A szervezőknek a nyilvántartásba vételkor és a teljes eljárás folyamán naprakész tájékoztatással kell szolgálniuk a javasolt kezdeményezés valamennyi olyan támogatási és finanszírozási forrásáról, amelynek éves összege szponzoronként meghaladja az 500 eurót.
Megjegyzés: A szervezők mindaddig bármikor visszavonhatják a javasolt kezdeményezést, amíg nem adtak le támogató nyilatkozatokat valamely tagállam hatóságának. A visszavonás visszafordíthatatlan lépés. A szervezők által visszavont kezdeményezést nem lehet újraindítani, és az összegyűjtött támogató nyilatkozatok érvénytelenné és semmissé válnak.
A visszavont – visszavontként megjelölt – kezdeményezések továbbra is megtekinthetőek a Hivatalos honlapon a tárgytalan kezdeményezések rovatban.